ระวังไอที ทุจริต IT Asset List คู่มือ ที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้

          ปัญหาที่แผนกไอทีพบบ่อย ในธุรกิจที่มีพนักงานและเครื่องคอมพิวเตอร์จำนวนมาก คือการจัดการกับข้อมูลรายละเอียดของคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่าง ๆ และซอฟต์แวร์ หากไม่มีการจัดเก็บที่เป็นระบบ จะทำให้ยากต่อการตรวจสอบเมื่อเกิดปัญหา ความยุ่งยากที่จะเกิดขึ้น คือ ต้องดำเนินการค้นหาข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งต้องใช้เวลาในการแก้ไขปัญหาที่นานขึ้น จากปัญหาข้างต้นการจัดทำทะเบียนทรัพย์สิน จึงจำเป็นต่อธุรกิจเป็นอย่างมาก
          การจัดทำทะเบียนทรัพย์สินทางด้านไอที (IT Asset list) คือการให้แผนกไอทีสามารถบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่ภายในบริษัทได้อย่างครบถ้วน ทั้งสเปกคอมพิวเตอร์และระบบเน็ตเวิร์คว่าเพียงพอและเหมาะสมต่อการใช้งานภายในองค์กรหรือไม่ รวมถึงทราบการละเมิดการใช้งานโปรแกรมผิดลิขสิทธิ์ ที่เป็นความผิดทางอาญา เพื่อเป็นการป้องกันความเสี่ยงทางด้านไอที
          ประโยชน์ของการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินทางด้านไอที เพื่อให้ผู้บริหารและธุรกิจสามารถควบคุมทรัพย์สิน ทราบข้อมูลต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการวางแผนการตัดสินใจและการคาดการณ์ล่วงหน้าได้ อีกทั้งเป็นการช่วยบริหารจัดการกับข้อมูลที่มีจำนวนมาก สามารถประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และสามารถติดตามทรัพย์สินได้อย่างถูกต้อง สามารถแบ่งเป็น 4 ข้อ ดังนี้
1. เพื่อทราบมูลค่าทางการเงินของสินทรัพย์ที่มีอยู่
2. เพื่อวางแผนทางการเงินในการลงทุนในครั้งถัดไป
3. เพื่อทราบว่าสเปคที่มีอยู่เหมาะสมกับการทำงานหรือไม่
4. เพื่อตรวจสอบสินทรัพย์ที่มีอยู่
    4.1 รายละเอียดของอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างเช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ ยี่ห้อ รุ่น หมายเลขเครื่อง,ระยะเวลาประกัน, หรือซอฟต์แวร์ ระบุวันหมดอายุ, จำนวนอุปกรณ์ต่าง ๆ
    4.2 สถานที่ แผนก , สาขา , หน่วยงาน , เครือธุรกิจ

สิ่งที่ธุรกิจต้องจัดเตรียมในการทำทะเบียนทรัพย์สินทางด้านไอที
1. รายชื่อสินทรัพย์ทั้งหมด เช่น PC , Notebook , Printer , Scanner , IP Phone , Software Licenses ฯลฯ
2.สถานที่ ข้อมูลสถานที่เก็บทรัพย์สิน สามารถระบุสถานที่เก็บได้ว่าอยู่ในความดูแลของแผนกหรือพนักงานคนใด และเพื่อความสะดวกต่อการตรวจเช็คตามสาขาต่าง ๆ
3.ใบสั่งซื้อหรือใบเสร็จ หลักฐานเอกสารใบสำคัญทางการบัญชีและการเงิน เพื่อเชื่อมโยงกับทะเบียนทรัพย์สิน ตั้งแต่เริ่มซื้อเข้ามา การลงทะเบียนทรัพย์สินใหม่ เพื่อทำการสร้างรหัสและติดรหัสทรัพย์สิน
4.จุดมุ่งหมายที่แท้จริง ธุรกิจจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนว่าต้องการทราบข้อมูลด้านใค (ตาม 4 ข้อด้านบน) อย่างเช่น ธุรกิจต้องการวางแผนทางการเงินในการลงทุน ทางผู้ดูแลก็จะนำความต้องการ ไปกำหนดแนวทางและแผน เพื่อออกแบบรายงาน ให้ธุรกิจวัดผลหรือดำเนินการได้ตามจุดมุ่งหมายที่ต้องการ
5.รูปแบบรายงานที่ต้องการ เพื่อให้ใช้งานได้ตรงกับประเด็น ตามความต้องการ เนื่องจากการออกแบบที่ถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นในการบรรลุเป้าหมายในการทำงานกับข้อมูล และสะดวกเมื่อต้องการตรวจสอบ

          บริการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินไอที (IT Asset list Service) เพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่ภายในบริษัทได้อย่างครบถ้วน
ติดต่อ ติดต่อ บริษัท ดีไอทีซี จำกัด ผู้ให้บริการด้านเว็บไซต์และไอทีครบวงจร ในเครือบริษัท ธรรมนิติ จำกัด(มหาชน)
โทร. 02-555-0999
อีเมล : contact@ditc.co.th